Te recomendamos un artículo de Roger Schwarz, publicado en el Harvad Business Review (y acceso gratuito), en el que se listan 10 “trucos” para la preparación de la agenda de una reunión.

Además, el artículo ofrece un ejemplo de agenda bien diseñada y una plantilla para que la puedas utilizar ya en tu próxima reunión.



Descargar ejemplo y plantilla (powerpoint)
para la PREPARACIÓN DE LA AGENDA


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A continuación te ofrecemos la introducción del artículo y una selección de los consejos que lista.

Todos hemos estado en reuniones donde los participantes no están preparados, las discusiones se derivan y los temas tratados son una pérdida de tiempo del equipo. Muchos de estos problemas se deben a una mala preparación de la agenda. Una buena agenda establece expectativas claras sobre lo que se necesita que ocurra antes y durante la reunión. Ayuda a los miembros del equipo a prepararla, a organizar su tiempo, a centrar a todos en el mismo tema rápidamente, y a identificar cuándo la discusión se ha completado. Si aún así se producen problemas durante la reunión, una agenda bien preparada aumenta la capacidad del equipo para resolverlos de manera eficaz y rápida.

Estos son algunos consejos para la preparación eficaz de su próxima reunión:

• Pedir al equipo que sugiera puntos de la agenda.
• Seleccionar temas que afecten a todos los convocados.
• Listar los puntos de la agenda como “cuestiones” que el equipo debe tratar.
• Indicar si el propósito del tema es: 1) Compartir información, 2) Obtener opinión/datos para tomar una decisión o 3) Tomar una decisión.
• Estimar un tiempo realista para cada tema.
• Proponer el esquema de trabajo para abordar cada punto de la agenda.
• Especificar qué han de preparar los convocados antes de la reunión.
• Identificar quién el responsable de liderar cada tema.
• Poner como primer punto de la agenda: “Revisar y modificar la agenda si fuera necesario ”
• Acabar la reunión con una retrospectiva de 5-10 min para reflexionar sobre qué ha ido bien y qué debería hacerse de forma diferente.



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