¿Digitalización de procesos? Simplifica primero.

¿Te planteas un proyecto de digitalización de procesos?

 

No digitalices los líos.  Simplifica primero el proceso con técnicas de Creatividad y Lean Thinking.

 

Después, digitaliza.

En la digitalización de procesos un error muy extendido es «replicar» los mismos pasos y reglas implícitas con herramientas digitales.  Desde luego, simplificar no es fácil.  Como decía Steve Jobs, tienes que trabajar duro para aclarar tus ideas y conseguir que sea simple.

“La simplicidad consiste en sustraer lo obvio y
añadir lo significativo.”

John Maeda.

Para facilitar la tarea, te propongo 3 herramientas simples y, a la vez, muy potentes, que seguro que te resultarán muy útiles para simplificar tus procesos.

1) Mapa del Proceso: clarifica quién hace qué

Se trata de recoger ideas y pensar en equipo dibujando el flujo de tareas. Lo mejor es empezar con post-its.

Diseña la secuencia de tareas y quién hace qué . Cuestiona si cada tarea aporta realmente valor o es algo superfluo. Cuestiona todo lo que parezca complicado. Recuerda que lo simple es bello.

Después, lo puedes pasas a limpio en powerpoint o con una aplicación para dibujar procesos. Por ejemplo, una aplicación muy interesante y gratuita es el  Bizagi Modeler

El Mapa del Proceso será el punto de partida par diseñar y configurar el flujo digital con la plataforma elegida.

2) Análisis de Derroche

Aprender a ver el Derroche y eliminarlo es un pilar fundamental de las metodologías Ágiles y Lean para la optimización de los procesos. Derroche  se define como toda actividad que NO aporta valor al cliente o a la empresa.

Intuitivamente, algunos  son obvios, como por ejemplo, re-trabajos, correcciones, duplicidades,… pero otros no son tan obvios y hemos de aprender a verlos para poder eliminarlos.

Por nuestra experiencia y publicaciones por reconocidos autores en métodos Lean (como por ej. John Shook, Daniel Jones, James Womack, etc.), sabemos que los valores típicos de Derroche en empresas de cualquier tamaño o sector suelen estar en torno al 50%-70%. En muchos casos incluso llegan al 80%.

La buena noticia es que con técnicas Lean (¡y mucho sentido común!), lo podemos reducir drásticamente sin grandes inversiones.

3) Las Leyes de la Simplicidad

John Maeda, diseñador y profesor del MIT, nos regala esta joya.  Sus experiencias y aprendizajes buscando la simplicidad lo condensa en las 10 Leyes de la Simplicidad.

Su libro es ameno y  simple. ¡No podía ser de otro modo! Como ves  en el subtítulo, aplican para el diseño, la tecnología, los negocios y la vida. Sugerente, no?

También puedes echar un vistazo a su web en el que encontrarás un resumen:  www.lawsofsimplicity.com

Las leyes de la Simplicidad. John Maeda
¿Ya lo has simplificado?  Ahora sí es el momento de digitalizar.

La digitalización de procesos es un mundo y daría para varios artículos. No obstante, te adelanto algunas consideraciones clave:

  • Comprueba que no ha quedado «ningún lío» por ahí pendiente.
  • Clarifica QUÉ se quiere conseguir (objetivo). Recuerda que la digitalización es el CÓMO.
  • Plantea qué tiene sentido digitalizar y qué no.
  • Evalúa qué enfoque tecnológico es el más adecuado para tu caso: Aplicaciones específicas, Low-Code, No-Code,…
  • Planifica la Gestión del Cambio. El éxito dependerá de implicación y motivación de las personas.

Recuerda: No digitalices los líos. Simplifica primero y digitaliza después.

¿Necesitas acompañamiento para ponerlo en práctica?

Somos Consultores Lean. Aquí puedes ver los proyectos más habituales que llevamos a cabo: PROYECTOS  DE CONSULTORÍA LEAN

Roberto Corral

Consultor Lean Thinking. Socio de The Flow Factory