El A3 Thinking para planificar tu formación

Mejora continua aplicado a la formación

La mayoría de las herramientas que utilizamos a nivel profesional en las organizaciones para las que trabajamos, son fácilmente trasladables al nivel personal. Maria, del blog agile4life utilizó Agile para gestionar su proyecto familiar de navegación por el Mediterráneo con sus tres hijos. Y fue todo un éxito.

Siguiendo en el entorno náutico que tan bien conozco, y esta vez en el mundo de las regatas, la embarcación Pez De Abril, patroneada por el empresario José Maria Meseguer, consigue estar en la élite de la competición gracias a que aplica la metodologías de gestión empresarial a la gestión del equipo a bordo. Os invito a leer una entrevista a su armador AQUÍ.

Pero no solo proyectos grandes como los que os acabo de nombrar son factibles de ser gestionados mediante metodologías más propias de empresa. Actualmente, en estos momentos de confinamiento obligado para luchar contra el coronavirus, somos muchos los que estamos llenando nuestro tiempo con formación. Hay un sinfín de opciones en modalidad eLearning que ahora se ofrecen gratuitas o a un precio mucho más asequible. Los webinars están de moda. Así que seguro que al igual que yo os encontráis suscritos a varios cursos y webinars sin un objetivo claro. Por tanto, en vez de aprovechar nuestro tiempo, estamos generando un derroche. Deberíamos deedicar nuestro tiempo a aquella formación que nos vaya a aportar un valor en el futuro.

En el artículo de hoy utilizaremos la metodología del A3 Thinking, una herramienta utilizada para la resolución de problemas, para planificar nuestra formación. Ante la gran oferta formativa actual, reglada y no reglada, gratuita y de pago y prácticamente sobre cualquier temática, el problema con el que nos encontramos es cómo planificar qué estudiar. Y lo más importante, qué opciones de formación escoger para alcanzar nuestros objetivos profesionales o personales.

Nosotros preferimos denominar esta metodología como A3 Thinking en vez de A3 Problem Solving, tal y como tradicionalmente se ha venido haciendo. El motivo es la connotación negativa que la palabra «problema» tiene en nuestro idioma, asociándolo a algo malo. En realidad, el A3 es una herramienta que te permite desbloquear una situación y, a través de un método científico, encontrar aquella solución para seguir adelante. Por lo tanto, es aplicable a cualquier circunstancia en la que queramos, simplemente, mejorar algo. Estamos en una  situación actual y queremos analizar cómo pasar a una situación futura. Lo que realmente hace que funcione son las personas, su actitud y su modo de pensar para resolver los problemas, yendo más allá del método, impregnando toda la organización. Esta mentalidad se conoce como A3 Thinking. Creemos en las OPORTUNIDADES de MEJORA.

 

¿En qué se basa la herramienta A3 Problem Solving de Toyota?

El A3 se ideó como parte de la filosofía Toyota como una herramienta de mejora continua sintetizada en una hoja de tamaño A3, de ahí su nombre, cuando aún no estaban tan en auge los «canvas». Casi podría afirmarse que se trata de la primera vez que se utiliza el concepto «canvas» entendido como representación de todo el proceso en una única hoja.

¿Y por qué puede aplicarse el A3 a nuestro desarrollo personal? Sencillamente, por la lógica implícita del proceso basada en la metodología científica.

Un A3 bien definido contiene la lógica que conecta:

1.- EL PROBLEMA/LA OPORTUNIDAD
2.- 
CON AQUELLO QUE LO ORIGINA
3.- 
CON UNAS SOLUCIONES/IDEAS
4.- 
QUE SE PONEN EN PRÁCTICA (experimento)
5.- 
Y SE MIDEN LOS RESULTADOS OBTENIDOS Y QUÉ SE HA APRENDIDO

Como dijo John Shook, uno de los creadores del A3 en Toyota:

__________

‘Lo que realmente hace que un A3 sea «bueno»
no es una colección de datos y hechos que muestran un perfecto esquema problema-solución.
Un buen A3 es el reflejo del diálogo que sirvió para crearlo.’

__________

El A3 Thinking para gestionar nuestro aprendizaje

A partir de un sencillísimo ejemplo os mostramos cómo se puede aplicar esta herramienta en cualquier situación.

CASO PRÁCTICO:

Núria trabaja en una empresa líder en su sector. Justo antes de la Covid-19 aceptó la posición de Product Manager de una nueva línea de productos que se está lanzando. Como parte del plan de negocio debe presentar una batería de ratios con los que hacer un seguimiento de la evolución del mismo y aplicar acciones correctivas y mejoras. Al ser una línea nueva, es importante una correcta selección y definición de los indicadores clave que permitan una toma de decisiones ágil, más aún, teniendo en cuenta que el lanzamiento se va a producir cuando las circusntancias actuales lo permitan. Será, por tanto, un período de gran incertidumbre por la crisis. Aunque por su formación académica tiene algo de conocimiento sobre la definición de KPIs, quiere ir sobre seguro. Tiene dos semanas para presentar una propuesta a su manager vía videoconferencia. Además, más a medio plazo y antes del lanzamiento, quiere profundizar sobre técnicas relacionadas con la mejora continua y la resolución de problemas para promover soluciones más efectivas trabajando con su equipo.

PASO 1:
DEFINIR LA OPORTUNIDAD

El primer paso es especificar cuál es el problema de una manera clara. Núria tiene una necesidad urgente concreta, que es la de presentar una batería de indicadores junto con el plan de negocio en tan solo un mes. Pero también quiere asentar los conocimientos de una manera más profunda para poder responder mejor en el proceso de toma de decisiones. Por tanto, la definición del problema sería lago así:

CONTEXTO

Deben definirse las herramientas adecuadas para la toma de decisiones durante el lanzamiento de la nueva línea de productos y la posterior estabilización para asegurar el crecimiento. Una de las herramientas es la correcta definición de los indicadores de seguimiento que me faciliten la toma de decisiones de la nueva línea de productos, especialmente durante la fase crítica del lanzamiento.

CUÁL ES EL PROBLEMA/OPORTUNIDAD (GAP: SItuación ACTUAL vs. Situación DEBERÍA)

Tengo una necesidad urgente: he de preparar el plan de negocio junto con una batería de indicadores (KPIs) para el seguimiento de su evolución en tan solo un mes. Sobre el diseño de KPIs solo tengo conocimientos básicos.

OBJETIVO (Qué resultado concreto quiero lograr)

Definir una trayectoria formativa adecuada que me permita plantear unos indicadores adecuados a incluir en el plan de negocio, y mejorarlos antes del lanzamiento de la línea de producto y durante el proceso de estabilización posterior.

PASO 2:
ANALIZAR

En este paso exploramos las causas posibles de la situación profundizando al máximo y contrastando con hechos o datos. Es decir, entendemos cuál es la situación actual, ya que únicamente entendiendo donde estamos estaremos en condiciones de saber cuál debe ser nuestra situación futura y mejorar.

El caso de Núria es un caso muy sencillo, escogido intencionadamente para que veáis que es un pensamiento analítico que puede aplicarse en cualquier situación personal. Por este motivo este paso va a ser relativamente fácil de plantear.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

No era consciente de la importancia de unos indicadores bien definidos en la evolución de un plan de negocio.
Desconozco un método de diseño de indicadores. Creía que era alfo inmediato e intuitivo.
Hay una serie de errores comunes, en concreto, 10 trampas muy habituales, en el diseño y la gestión de los indicadores. Y éstos hacen que finalmente no sean útiles para tomar decisiones.

 

PASO 3:
GENERAR Y DECIDIR LAS SOLUCIONES

El análisis de las causas raíz nos lleva a veces a las soluciones que resuelven nuestra situación, pero no siempre es así. Es el momento de realizar hipótesis sobre cuál queremos que sea nuestra situación futura. En el caso de Núria, debe realizarse una búsqueda de los potenciales cursos que hay en le mercado para llegar a aquellos que le van a servir a corto y medio plazo.

SITUACIÓN FUTURA

Realizar una formación rápida y concisa que me capacite para desarrollar una batería de indicadores que entregaré como parte del plan de negocio de la nueva línea de productos, a la vez que me formo para promover la mejora continua en el equipo. El objetivo es se capaz de agilizar la toma de decisiones durante el lanzamiento mientras establecemos una filosofía de trabajo lean. Debido al tiempo que me va a requerir esta nueva etapa de trabajo, optaré por formaciones online para así ganar en flexibilidad. Estos son los cursos que, en principio, he seleccionado:

KPIs ÚTILES
A3 THINKING
MÉTODO 8D

 

PASO 4:
IMPLEMENTAR LAS SOLUCIONES

Una vez hemos diseñado nuestra situación futura en base a unas soluciones, queda desarrollar el plan de acción para ponerlo en marcha es decir, QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO, y en ocasiones, DÓNDE. El A3 es un documento vivo que implica el seguimiento del plan de acción. En el caso de planes pequeños y con pocas dependencias, se puede incluso hacer desde el mismo documento. Teniendo en cuenta las fechas del lanzamiento de la nueva línea, Núria debe desarrollar su plan de acción personal en paralelo. En este caso, el QUIÉN está claro al ser ella misma la que hace el curso, y al ser online, no involucra a nadie más (profesorado).

PLAN DE ACCIÓN 

En paralelo valoraré la necesidad de realizar un máster o curso universitario relacionado con Lean/Agile, así como las distintas opciones que existen en el mercado.  A finales de enero debería tener una mejor visión sobre si es necesario profundizar más.

 

PASO 5:
VALIDAR Y APRENDER

La validación de nuestras hipótesis de mejora personal debe basarse en la monitorización de los resultados utilizando, donde sea posible, indicadores cuantificables. Eliminamos, en lo posible, valoraciones subjetivas. En este caso va a ser complicado tanto encontrar unos indicadores numéricos como hacer una valoración objetiva sobre si lo aprendido es lo adecuado.

MONITORIZAR Y VALIDAR

Para la monitorización y validación de la formación voy a seguir los siguientes indicadores:

− Cursos realizados según las fechas programadas en el plan de acción.
− Defino los indicadores necesarios con facilidad y sin correcciones.
− Tener las herramientas adecuadas para empezar a trabajar según la filosofía Lean con el foco en la mejora continua.
− Tener un listado de cursos o másters universitarios en caso de que sea necesario profundizar más.

 

EJEMPLO: El modelo A3 Problem Solving

Y ahora…¿lo traspasamos todo al modelo del A3?

 

A3 thinking aplicado a la fromación

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Ana Gonzalvo

Consultora en Lean Finance. Consultora en Gamificación y Narrativa Transmedia.

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