Estandarizar Procesos… ¿complica o simplifica?

Estandarizar procesos… ¿de qué estamos hablando?

Quizá te venga a la mente la imagen de papeleo, de procedimientos pesados y aburridos. Bueno, no se trata de esto exactamente. Veámoslo con un ejemplo.

1. Ejemplo de proceso estandarizado
EMBARQUE EN EL AEROPUERTO

Imagina que llegas al aeropuerto de Tokio por primera vez para tomar un vuelo. Seguramente no querrás perder el tiempo con confusiones, yendo de un sitio para otro, buscando los mostradores de facturación, buscando las puertas de embarque, corrigiendo errores,…

 

 

Lo más probable es que consigas embarcar fácilmente aunque haya sido la primera vez que haya estado en el aeropuerto de Tokio. ¿Por qué? Pues porque, en realidad, estarías siguiendo unas señales y pasos estandarizados con los que ya estamos familiarizados.

 

 

Hablando en términos técnicos, estás siguiendo un proceso estandarizado. Y estos estándares han sido diseñados para que sean útiles y visuales porque…

¡¡ nadie quiere perder su tiempo !!

 

2.-APRENDER A VER EL DERROCHE

Perder el tiempo haciendo tareas que no aportan valor tiene un nombre en el mundo de los procesos: DERROCHE. Es un término acuñado por Taiichi Ohno, de Toyota, y padre del Lean Manufacturing (término original MUDA en japonés, también traducido como Despilfarro o Desperdicios).

 

 

Hoy en día, aprender a ver el Derroche y eliminarlo es un pilar fundamental de las metodologías Ágiles y Lean, que aplican en la mejora de procesos, gestión de proyectos e, incluso, en creación de nuevas empresas (por ejemplo, el método de Lean Startup).

 

Intuitivamente, algunos Derroches son obvios, como por ejemplo, re-trabajos, correcciones, duplicidades,… pero otros no son tan obvios y hemos de aprender a verlos para poder eliminarlos.

 

Aprender a ver el Derroche
es una habilidad clave para conseguir procesos simples y fluidos.

 

Muchas publicaciones por reconocidos autores en los métodos Lean (como por ej. John Shook, Daniel Jones, James Womack, etc.) indican que valores típicos de Derroche en empresas de cualquier tamaño o sector suelen estar en torno al 50%-70%. En muchos casos incluso llegan al 80%. ¿Te sorprende?

 

3.-Herramientas Lean
REDUCIR EL DERROCHE ES POSIBLE SIN GRANDES INVERSIONES

Las buenas noticias son que con técnicas Lean, podemos reducir el Derroche drásticamente a un 20% – 30% sin grandes inversiones.

Eliminarlo del todo sería muy caro o incluso no factible. Sin embargo, reducirlo a la mitad suele ser muy factible al repensar el flujo de tareas, clarificar quién hace qué, especificar qué información se necesita en cada paso, aplicar técnicas de Gestión Visual y LEAN para evitar errores y confusiones, etc. Y esto sin grandes gastos en tecnología. También podemos apoyarnos en herramientas TIC, online,… que hoy en día son muy asequibles.

 

Una de estas técnicas Lean que nos permitirán eliminar Derroche es la Estandarización de Procesos.

¿Estandarizar Procesos? Entonces,… ¿estamos hablando de procedimientos?
Admitámoslo, los procedimientos tienen mala reputación. Seguramente la imagen que te viene a la mente es burocracia, auditorias ISO, normas rígidas,… Sin embargo, un proceso estandarizado VISUAL y ÚTIL es justo lo contrario. Un procedimiento es el documento que explica los pasos del proceso estandarizado.

 

4.- Estandarizar un proceso con Mapas Visuales
EXPLICITAR REGLAS para operar de forma ÁGIL Y EFICIENTE

No necesariamente tiene que tener forma de documento, pueden ser señales, diagramas, un vídeo, etc..
Por ejemplo, United Airlines explica el proceso de embarque con un vídeo en un poco más de un 1 minuto. Es muy visual y simple.

Como ves, estas reglas explícitas han de ser útiles para evitar Derroches, útiles para hacer nuestro trabajo con con agilidad y eficiencia.

Un proceso estandarizado visual y útil es, en esencia, una herramienta para minimizar el Derroche. Y un modo de hacerlo fácil es con un Mapa del Proceso (también conocido como diagrama del proceso o flowchart).

Aunque un mapa hecho de forma intuitiva resulta de ayuda, es mucho mejor utilizar una notación estandarizada. Así todos hablamos el mismo «lenguaje», el que lo escribe y el que lo lee. Si no, la confusión y los errores de interpretación están servidos.

Una notación potente y muy extendida es BPMN (Business Process Model and Notation, www.bpmn.org ).

También ha sido adoptada por ISO: ISO/ICE: 19510:2013 .

Una de las ventajas de BPMN es que con pocos y sencillos símbolos puedes diagramar la gran mayoría de procesos. Fue especialmente diseñado como un medio simple de comunicar los procesos a diferentes niveles en la organización. Seguramente su gran fortaleza es el equilibrio entre la facilidad de uso y, a la vez, es una notación precisa adecuada para usos avanzados.

Conclusión

Estandarizar procesos con mapas visuales (por ejemplo, con una notación simple como BMPN) es una herramienta muy práctica para que el proceso sea

⇒ fácil de llevar a cabo, clarificando quién hace qué,
⇒ fácil de mantenerlo actualizado
⇒ y, además, facilita el análisis y la mejora del proceso.